Kundens utmaning
Kundens utmaning
Kundens olika länder hade kommit olika långt i deras mognadsgrad för att använda det systemstöd eller verktyg som tidigare valts för att stötta nuvarande process för hantering av avvikelser och ärenden. Utmaningen låg därför i att hitta ett systemstöd som passade ländernas olika utgångslägen och behov.
Det fanns också vissa utmaningar under systemupphandlingen för verksamhetens representanter att se på upphandlingen ur ett holistiskt och objektivt perspektiv, ”vad hade passat vår verksamhet bäst”, inte ”vad hade passat mig bäst”. Eftersom att t.ex. Avvik och TOPdesk redan var implementerade i både Sverige och Norge fanns det vissa tendenser att man ville lyfta de systemen för att slippa byta, vilket är en helt normal reaktion.
System före och efter
System före och efter
I Sverige hade man infört TOPdesk hos vissa avdelningar såsom Logistik/transport och implementerat en process för att hantera avvikelser inom den svenska verksamheten.
I Norge var Avvik.com infört som systemstöd för att stödja hantering av avvikelser.
I Finland hade verksamheten inte kommit lika långt och processen hanterades i Excel.
Det systemstöd som till slut valdes av verksamheten själva som var med under projektet blev Freshservice (Freshworks). Systemet har ett modernt gränssnitt, byggt på en plattform som är konfigurerbar, low-code och därmed ett bra val för kunden som vill definiera sina egna processer och implementera de i systemstödet.
Lösning
Lösning
Under ett antal proof of concept demos tillsammans med totalt 7 olika systemleverantörer (TOPdesk, Freshservice, Puzzel, Avvik, Easitgo, Phronesys och SuperOffice) landade vi i att det fanns 3 leverantörer som matchade kravbilden bäst. Vilket var TOPdesk, Freshservice och Puzzel.
Efter en runda två av demos med vår kortlista stod det tillslut mellan TOPdesk och Freservice där verksamheten röstade fram Freshservice som det system som de ville implementera för att stötta den nya processen för avvikelsehantering i alla länder.
Resultat
Resultat
För att säkerställa att systemstöden uppfyllde både krav på funktionalitet och den framtagna processen valde vi att bryta ner det i visa kritiska utvärderingskriterier där vi poängsatte respektive systemleverantör.
Ett av målen för projektet var att få ett beslut på ett systemstöd , vilket vi fick. Det slutade med ett koncernbeslut på att implementera Freshservice. Det systemstödet som valdes hade även kapacitet att hantera andra processer såsom kundtjänst och CRM i samma gränssnitt. Vilket lockade kunden att kunna samla alla sina processer i ett och samma gränssnitt, fast i olika moduler.
Slutsatser
Slutsatser
Vi som oberoende management konsulter gör aldrig det faktiska valet av systemstöd, utan valet låg helt på verksamheten. Utifrån den analys och paketering av våra findings, kunde verksamheten göra sitt val av nytt systemstöd. Vi konsulter som arbetade under projektet fick i uppdrag att även genomföra implementeringen.
Vi gör minst 20 olika uppdrag parallellt vilket innebär att vår erfarenhetsbank utvecklas i snabb takt. För att ge dig inspo på projekt som kan likna aktuella utmaningar hos er delar vi här med oss av det vi lärt oss av hos andra som komma er till del i ett framtida uppdrag
Vad vi gjort
-
Kundcase3 min lästidVälgörenhetsorganisationen som drog nytta av sin investering i NetSuite ERP och kunde effektivisera och förbättra budgetprocessen
Kunden, en stor ideell välgörenhetsorganisation, hade en ineffektiv och stel budgetprocess som hindrade dem från att uppnå sina effektivitetsmål. Genom att implementera NetSuite ERP och NetSuite Planning and Budgeting (NSPB),... -
Kundcase2 min lästidEn marknadsledare i en global koncern inom bensin och detaljhandel som behövde effektivisera sin leveranskedja
Under projektes gång identifierades en rad olika utmaningar som satte hinder för de själva att kunna nå den förändring som önskades av kategoricheferna inom den svenska verksamheten. Deras kultur, teamkänsla... -
Kundcase1 min lästidElbåtsfirman som ville ställa om till serieproduktion
Företaget var fortfarande ett riskkapitalfinansierat utvecklingsbolag där varje ny produkt som levererades till kund hade en egen teknisk specifikation vilket motverkade planeringsbarhet, standardisering av komponenter samt planering av inköp. Det... -
Kundcase2 min lästidDen globala teknikkonsulten som ville öka projektlönsamheten
Företaget har haft en förvärvsdriven strategi under många år och är duktiga på att integrera stabsfunktioner och affärssystem men hade längs vägen inte mäktat med att harmonisera leveransprocessen till kund.... -
Kundcase2 min lästidAtt operationalisera projektstyrningen i ett nordiskt byggbolag för att stötta alla projektledare genom ett processorienterat arbetssätt
Deras befintliga verksamhets/ledningssystem som idag ligger på SharePoint, präglas av tusentals dokument som innehåller långa rutiner, policys, stora textmassor och inaktuell information till de som ska bedriva projekten. Detta leder... -
Kundcase2 min lästidAtt vägleda två olika företag inom samma koncern till ett gemensamt beslut om ett nytt affärssystem
När vi påbörjade systemupphandlingen med vår kund satt de med två olika affärssystem varav det ena skulle sluta supporteras vid nästkommande årsskifte och det andra skulle behöva uppgraderas och lyftas... -
Kundcase2 min lästidDetaljhandlaren som ville implementera ett avvikelsehanteringssystem underbyggt av ett harmoniserat arbetssätt för alla länderna inom verksamheten
Kundens verksamhet inom branschen för arbetskläder, verktyg och personliga skydd präglades av decentraliserade processer, där de olika länderna hade kommit olika långt i huruvida ett systemstöd stöttade hantering och uppföljning... -
Kundcase1 min lästidKunden behövde effektivisera e-handeln med nya system för lagerhantering
För dagligvaruhandeln som för många andra branscher så har ehandeln varit en tydligt växande affär de senaste åren och blir allt viktigare för de stora spelarna på marknaden. Men ehandeln... -
Kundcase1 min lästidIndustribolaget som behövde skapa enhetliga HR processer
En stor kund till Rededge inom tillverkande industri ville harmonisera sina HR-processer över landsgränserna. Med fabriker i flera världsdelar låg det stora utmaningar i att hitta ett "samlande" systemstöd som...