Bygg- och anläggningskoncernernen bytte ut sitt utdaterade ERP för att harmonisera sitt systemlandskap, öka den interna effektiviteten och stärka upp sin projektverksamhet

System före/efter

Systemlandskapets stomme utgjordes av 3L ERP, Byggsamordnaren (BSO) och AGDA lön med vissa, om än begränsade, integrationsuppsättningar. Utöver dessa fanns även flertalet osammanhängande, helt frånkopplade system/verktyg som genom åren adderats för att fylla de behov som uppstått. Detta skapade mycket merarbete i form av manuell dubbelinmatning av samma data i flera system samt inkonsekvent data som behövde städas upp/rättas. Det skapade heller inte goda förutsättningar för projektverksamheterna som då behövde arbeta i flera olika system vilka skapade krav på manuell handpåläggning för att få fram den information som krävs för att styra projekten.

Lösning

Projektet inleddes med en förstudie som dels innebar att kravställa, identifiera och upphandla ett nytt ERP som kunde ersätta det befintliga. Det lades även mycket fokus på att se över och optimera koncernens operationella modell och styrningsmodell som blev en viktig input till urvalsprocessen för att ersätta affärssystemet. Det affärssystemet som valdes till slut blev Unit4 ERP med Unit4 själva som implementationspartner/leverantör.

För att klara av att implementera Unit4 ERP inom den deadline (april-dec) som fanns så sattes tydliga ramar för projektets scope. Målsättningen var att inom projektet hålla systemet inkl. integrationer mot andra system så avskalat som möjligt, för att sedan i en fas 2 driva utveckling av lösningen. En stor fördel för projektet var att flera av projektmedlemmarna hade olika lång erfarenhet av just Unit4 ERP sedan tidigare, dessutom i liknande typer av organisationer. Detta i kombination med att kundens projektmedlemmar hade en tydlig målbild av hur de ville att lösningen skulle se ut samt ett väldigt starkt beslutsfattande blev viktiga framgångsfaktorer.

Projektgruppen arbetade väldigt fokuserat utefter de ramar som suttits upp och hade från start ett väldigt starkt samarbete med Unit4:s representanter för att lägga grunden för uppsättningen enligt kundens basbehov och för att driva implementering, med allt vad det innebär, i mål inom utsatt tid.

Resultat

Projektet lyckades leverera en helt ny affärssystemlösning inom utsatt tidplan och inom satt budget för projektet. Affärssystemet hade betydande funktionalitet som den gamla lösningen saknat vilket resulterade i att kunden kunde avveckla flera av de gamla, separata verktygen och därigenom stärka upp samt skapa ett mer sammanhängande systemlandskapet.

Eftersom den nya lösningen är betydligt bredare rent funktionalitetsmässigt jämfört med föregående lösning, så samlas all data i samma verktyg. Detta har möjliggjort att projekten nu har tillgång till realtidsdata för allt relevant kopplat till projekten vilket skapar stort värde gällande kontroll, uppföljning och styrning av projekten.

Tack vare den systemerfarenhet som fanns inom kundens projektgrupp lyckades vi hålla en effektivitet genom hela projektet som inte annars varit möjlig. Detta ledde till att projektet i slutändan kunde leverera en betydligt mer omfattande och komplett lösning än vad som var ursprungligt scope samtidigt som budget och tidplan inte påverkades negativt.

Slutsatser

Projektet lyckades på ett framgångsrikt sätt leverera en lösning som överträffade de förväntningar som funnits, trots en väldigt aggressiv tidplan som var ett orosmoln från start. Den nya lösningen har givit kunden förutsättningar som krävts för att på sikt kunna utvinna vissa kritiska effekter som tidigare lösning har begränsat och därigenom på ett effektivare sätt möjliggöra uppfyllelse av de långsiktiga, strategiska mål som koncernen satt upp.

Värda att lyfta är några av de huvudsakliga nyckelfaktorer som gjorde projektet framgångsrikt:

• Tidigare erfarenhet av Unit4 ERP inom kundens projektgrupp
• Ett tydligt fokus på projektets ramar och målbild
• Samarbetet med leverantören – vikten av att se leverantören som en partner snarare än en leverantör.
• Beslutsfattande – Kundens projektägare och representanter hade både tydligt mandat och förmåga att ta snabba beslut.
• Ett gedigen förstudie – Mycket av den framgång som uppnåtts kan härledas till det omfattande förarbete som kunden valde att genomföra inför systembytet där delar som framtida behov, krav, styrning m.m. etablerades.