Er väg till ett framgångsrikt ERP-byte
Ready set go – en framgångsmetod
Vi analyserade för ett par år sedan 30-talet mer eller mindre lyckade ERP byten. Analysen identifierade tre gemensamma rotorsaker till att ERP projekt havererar. Dessa är:
- Ledningens bristande erfarenhet av motsvarande komplexa projekt
- Projektteamets bristande erfarenhet av komplexa utvecklingsprojekt
- Företagets brist på tydlig målbild, omfattning och koppling till företagets strategi
Från dessa rotorsaker kunde vi sedan gruppera åtgärder som måste till för att placera företaget i rätt position för ett ERP byte. Åtgärderna är grupperade i 5 olika områden:
- Omfattning, mål och vision
- Projektstyrning och ägarskap
- Förändringsledning
- ERP projektkompetens i projektteamet
- IT och lösningsarkitektur samt teknisk kompetens
Så var står ni idag?
Till att börja med kan ni prata med nyckelpersoner hos er om de har erfarenhet av ett ERP byte och om de tror att ni behöver förbereda er. Om du hör folk säga ”Hur svårt kan det vara?” är det första varningsklockan till att ni inte är redo. Andra varningsklockar är ”Hur börjar man?” eller ”Vi bjuder in några leverantörer för att se vad de har”. Bered er på hjärtesorg om det är läget ni befinner er i när ni startar bytet.
Genom diagnosformuläret ”Startklar” kan ni själva försöka göra en initial bedömning.
Vad betyder det att ha Omfattning, Mål och vision på plats?
För att kunna sätta gränser för det kommande ERP bytet behöver ni ha bestämt vad ni vill och kunna tydliggöra det för alla kollegor. För att kunna övertyga om målsättningen med projektet behöver det också tydligt kopplas till företagets strategi. Särskilt längre fram när en del upplever de kommande förändringarna som utmanande och ni behöver en tydlig målbild att hålla er fast i.
Projektstyrning som ger stadga åt framdriften
Många företag har en egen projektmetod med vilka interna utvecklingsprojekt genomförs. En del arbetar växlande med vattenfallsmetoder och agila metoder. I stort sett alla ERP leverantörer jobbar med vattenfallsmodeller, delvis pga att det är deras sätt att kontrollera sina finansiella risker med leveransen då leveransavtalen nästa utan undantag specificerar ett vattenfallsbaserat leveranssätt. För att hålla ordentlig tag om projektet över tid behöver man därför hitta en balansgång mellan sin egen projektmetod och leverantörens. Det är ett noggrant analyserande som ligger till grund för framgång i detta område.
Förändringsledning som ger effekt
Det råder stor missuppfattning om vad förändringsledning handlar om när det kommer till ERP byten. Det handlar sällan om små ändringar som ska kommas överens om utan rätt så storskaliga förändringar på alla plan i verksamheten. Inte sällan ligger det i målbilden att harmonisera arbetssätt mellan flertalet verksamheter och/eller etablera en ny operationell modell som har en annan organisation eller tex ett annat sätt att mäta och följa upp prestation på. Första linjens medarbetare kommer vara mest fokuserade på att behålla jobbet när det nya är mer effektivt än det gamla samt försöka förstå hur man gör rent konkret i det nya systemet. Mellanchefer kommer mest fundera över hur man håller koll på sin verksamhet och inte tappar lönsamhet och ledningen kommer vara uppsnurrad av att resultaträkningar ser annorlunda ut och att missnöjen i delar av organisation inte ska få fäste. Med det sagt, det finns strukturerade förändringsmetoder för att slussa hela organisationen igenom med begränsad negativ påverkan. Det har vi med i vår metodik. Vi är starka förespråkare av inte göra förändringsledning till en sidoaktivitet utan att det är alla inblandades tilllika uppgift att kommunicera förändringen och involvera kollegor på ett bra sätt.
Projektteamets kompetens och förståelse för sin egen roll
”Du ska nu vara med i projekt X och ansvara för Y”… känns det igen. Vad är sannolikheten för framgång med en så vag beskrivning? Vi lägger stor vikt vid att förse alla med tydliga rollbeskrivningar och ansvar. Vi lägger också stor vikt vid att lyfta medlemmarnas förståelse för hur verkligheten kommer att se ut under projektet och vilka verktyg vi har till hands för att hantera motsättningar, oklarhet och beslutsvägar. Utan det blir det hela havet stormar.
It och lösningsarkitektur
För att säkerställa att det finns tydliga ramar och förutsättningar för hur det nya systemet ska ”skruvas in” i företaget behövs principer kring arkitektur, informationsmodeller, IT säkerhet mm. Inget ERP projekt kommer särskilt långt utan detta på plats. Finns inte kompetensen kring detta internt behöver spetskompetens inom området anlitas för att reda ut hur saker ska integreras och på vilket sätt masterdata o.dy. ska etableras i framtiden.
Så vad kan du göra nu?
Till att börja med, prata med oss. Om du står i tidigt skede, ni kanske behöver byta under nästa år för att supporten går ut på nuvarande system, så är det hög tid att planera för Ready Set Go. Vi hjälper så klart även till med att handla upp nya ERP, det har vi hjälp kunder med många gånger och har välfungerande metoder även för det. Som grädde på moset vid upphandlingar inkluderar vi flera av förberedelseaktiviteterna från ovan metod för att göra er så Startklar det går inför kommande ERP byte. Vi hörs!
Vill du veta mer om Ready set go?
Kontakta Stefan Schnitzer för samtal om er väg till ett framgångsrikt ERP-byte.
Stefan Schnitzer, Senior Partner
070-3075730
stefan.schnitzer@rededge.se
Surbrunnsgatan 64A, 113 27, Stockholm
Boka tid