Att ena HR processer inom vård och omsorg i ett gemensamt system, för att maximera och effektivisera deras personalhantering

Kundens utmaning

Kundens utmaning

Under kundens dagliga verksamhet i Sverige, Danmark och Norge hanteras idag över 10 000 medarbetare. Dessa medarbetare rapporterar tid, utlägg, frånvaro med mera på daglig basis i olika applikationer beroende på land och det kunde till och med skilja sig per affärsområde i respektive land. Det fanns därför inte en sanning och den administrativa arbetsbördan var för tung för stödavdelningarna (ekonomi, IT, HR).

System före och efter

System före och efter

Samtliga länder präglades av Excel, manuell hantering, dubbelinmatning av tidrapporter, ingen kontroll över schema/anställda och administrativt tungt att hantera tid/frånvarorapportering.

I deras applikationslandskap fanns det en rad olika applikationer som implementerats för att stötta vissa processer allt eftersom. Här är några exempel på system som implementerats och användes då i alla länder: Medius, Lessor, Quinyx, Prolön, Dicom Expense, House of control, Tamigo, Teamtailor, Tidvis, Hogia, Heartpace

Idag har kunden beslutat vilket systemstöd som ska implementeras.

Lösning

Lösning

När vi påbörjade upphandlingen hade vi ett hum om vilka systemleverantörer som var aktuella för kunden baserat på den erfarenheten som våra konsulter haft med andra HR-system.

I det här fallet ser ni samtliga i tabellen nedan. Utifrån deras proof of concept demos och svar på vårt RFI-underlag som skickades ut kunde vi göra följande ”heatmap” över vilka funktioner som respektive system kunde leverera på. 
Grönt – full funktionalitet
 Gul – funktionalitet finns, viss anpassning
 Grå – stöd för funktionalitet finns inte

Resultat

Resultat

Utifrån det befintliga applikationslandskapet som beskrevs under ”System före”, hade vi som målsättning att försöka matcha det nya HR-systemet med samtliga behov som uppfylldes idag av alla systemstöd som implementerats. Men att ersätta så många system som möjligt med ett samt ett enhetligt arbetssätt med personal administration tvärs över alla länder i den mån där lagkrav inte krockar med processerna var en stor utmaning.

Utifrån den bedömningen vi gjorde tillsammans med verksamheten landade vi i följande kortlista över potentiella system levde upp till vår kravbild.

Slutsatser

Slutsatser

Den verksamheten vi arbetade tillsammans med var en relativt omogen organisation ur ett digitalt perspektiv som under en lång tid arbetat decentraliserat, i stuprör även inom respektive land. I respektive stuprör har man löpande beslutat om att implementera systemstöd för att stödja specifika behov som uppkommer. Detta har renderat i en väldigt splittrad organisation där många arbetar olika. För att ena organisationen i ett gemensamt HR-system kommer därför bli en utmaning då många är nöjda med hur de bedriver sin verksamhet idag, trots att det finns bättre lösningar bakom nästa dörr.

Vi gör minst 20 olika uppdrag parallellt vilket innebär att vår erfarenhetsbank utvecklas i snabb takt. För att ge dig inspo på projekt som kan likna aktuella utmaningar hos er delar vi här med oss av det vi lärt oss av hos andra som komma er till del i ett framtida uppdrag

Vad vi gjort