Hur ett outnyttjat sourcingverktyg blev en central del av affärsprocessen

Kundens utmaning

Sourcingverktyget hade tidigare implementerats, men användes knappt på grund av bristande användarvänlighet, otydliga processer och begränsat engagemang från organisationen. Många gick tillbaka till manuella metoder eller alternativa lösningar, vilket minskade både effektiviteten och nyttan med systemet. Dessutom fanns varken en tydlig modell för utbildning, support eller styrning av systemet.

System före

Innan projektet var användningen av sourcingverktyget låg, och många föredrog manuella eller mer ad hoc-baserade inköpsmetoder. Det fanns en begränsad förståelse för verktygets syfte och potential, samtidigt som inköpsprocesserna och ansvarsfördelningen var otydliga. Dessutom saknades strukturerad utbildning, support och styrning vilket gjorde att samarbetet mellan IT, inköp och verksamheten förblev svagt.

För att säkerställa att investeringen verkligen skulle skapa långsiktigt värde startades ett förbättringsinitiativ. Målet var att optimera verktygets funktionalitet, öka användarvänligheten och användningen, samt införa en hållbar modell för support och underhåll.

Lösning

För att möta de identifierade utmaningarna arbetade vi längs flera centrala områden:

• Användarengagemang och behovsanalys – Intervjuer och workshops med användare och intressenter för att fånga upp utmaningar och förbättringsområden.

• Systemförbättringar  – Tillsammans med leverantören anpassades funktionalitet, gränssnitt och arbetsflöden för att bli mer användarvänliga.

• Utbildning och kommunikation – Skräddarsydda utbildningspaket för olika användargrupper och löpande kommunikationsinsatser, som Q&A-sessioner och regelbundna uppdateringar för att bygga engagemang.

• Support- och underhållsmodell – En långsiktig modell för styrning, intern support och systemunderhåll togs fram innan överlämning till linjeorganisationen.

• Förändringsledning – Tydliga budskap kring varför, hur och vad som skulle förändras. Linjechefer engagerades som förändringsambassadörer för att stötta sina team.

Resultat

Projektet resulterade i tydliga förbättringar både i användningen av systemet och i hur det upplevs inom organisationen:

• Kraftigt ökad användning av systemet och minskat manuellt inköp.

• Förbättrad följsamhet till processer, bättre datakvalitet och spårbarhet.

• Nöjdare användare och kortare introduktionstid för nya.

• Stärkt samarbete mellan IT, inköp och verksamheten.

• En etablerad modell för support och underhåll som säkerställer långsiktigt värde.

• Systemet ses nu som en integrerad och värdefull del av inköpsprocessen.

Slutsatser

Det här projektet visar tydligt hur kombinationen av bra förändringsledning och strukturerad projektstyrning kan förvandla ett outnyttjat sourcingverktyg till en central del av verksamheten. Genom att tidigt involvera användarna, utgå från deras behov och knyta ihop teknik med vardagliga arbetsprocesser skapades en förändring som förbättrade både systemet och hur människor arbetar med det.

Vår styrka i projektet var att kunna koppla ihop strategi, system och människor- och översätta affärsbehov till konkreta förbättringar som förstås, accepteras och används i hela organisationen.