2024-02-01
6 min lästid

Ledningssystem för Projektledare – erfarenheter från fältet 

Varför ett Ledningssystem för Projektledare?

Varför ett Ledningssystem för Projektledare?

I projektdriven verksamhet såsom byggbranschen är projektledning en kärnkompetens och rätt verktygstöd för projektledaren är en viktig fråga. Bland företagets olika applikationer så är verktyg som stöttar arbete såsom kalkylering, resursplanering, tid-/aktivitetsplanering, ett viktigt systemstöd. Ofta så finns det ett antal definierade processer i företagets ledningssystem som beskriver hur ett byggprojekt ska levereras enligt företagets metodik. Leveransprocessen, även kallad produktionsprocess, beskrivs ofta med hjälp av olika faser och s k toll gates.  

I takt med att verksamheten växer och projekt blir fler så ökar också komplexiteten i ledning och styrning av verksamheten. Behovet ökar på administration, definierade processer och processefterlevnad. Som en naturlig konsekvens så ökar då också kraven på de stödsystem som hjälper projektledare och ansvariga chefer att styra projekt och projektportfölj. Ett behov uppstår då av, vad vi kallar för, ett dedikerat Ledningssystem för Projektledare. Från att tidigare hittat funktionsstödet från befintliga verktyg så växer behovet av en mer dedikerad funktion eller verktyg. Ett LP ersätter inte projektledarens befintliga verktyg dedikerade för kalkyl-/resurs-/tidplanering utan LP är ett kompletterande systemstöd med fokus på styrning av leveransutförande och administrativt stöd för projektledare.  

Ofta är situationen för projektledare att den funktionaliteten som efterfrågas i Ledningssystem för Projektledare inte har en uttalad arbetsyta utan projektledare löser behovet m h a befintliga applikationer i systemportföljen, t ex i dokumenthanteringssystem, intranät, projektverktyg. Individuella lösningar leder snabbt till att arbetssättet skiljer sig mellan användare och avdelningar i organisationen. 

De affärsnyttor som ofta förknippas med en investering i ett Ledningssystem för Projektledare är följande 

  • Ett enhetligt verktyg som stödjer projektledare och möjliggör enhetligt arbetssätt och samlad styrning av enskilt projekt likväl företagets projektportfölj 
  • Ett systemstöd som förenklar administration för projektledare och undviker känslan av ett hoppande mellan många applikationer, något som ger operationell effektivitet och nöjdare medarbetare 
  • En förbättrad processefterlevnad, m h a rätt systemstöd, ger ökad leveranskvalité och nöjdare kunder 
  • En förbättrad styrning med mer kvalitativt beslutsunderlag ger en minskad affärsrisk i projektportfölj 

Beroende på vilka problem eller utmaningar företaget har att hantera, beroende på vilka affärsnyttor som är prioriterade, så styr det vanligtvis dialogen avseende efterfrågad funktionalitet.   

Vilken funktionalitet förknippar vi då med Ledningssystem för Projektledare?

Vilken funktionalitet förknippar vi då med Ledningssystem för Projektledare?

Exempel på användningsfall som vi möter hos våra kunder som söker ett förbättrat systemstöd är t ex: 

  • ”Projektledare ska på ett enkelt sätt se vilka aktiviteter som är återstående för att avsluta fas XX” 
  • ”Projektledare ska på ett enkelt sätt se vem som har senast uppdaterat samt godkänt nyckelaktivitet (t ex  Affärsriskbedömning)” 
  • ”Ansvarig chef ska kunna snabbt se övergripande status på en samling projekt och vart de befinner sig enligt leveransprocessen”  
  • ” Projektledare ska enkelt kunna skapa de dokument som förväntas enligt leveransmetodik, med enkla knapptryck ska dokument skapas med dynamiskt innehåll”  

Talande för situationen är att befintligt systemstöd har tydliga brister med att kunna stötta de användningsfall som lyfts fram. Utifrån de behov och önskemål som vi möter så kan vi se att de underliggande funktionskraven på ett Ledningssystem för Projektledare kan sammanfattas enligt nedan:  

Den systemfunktionalitet som efterfrågas är något som vanligtvis ett verktyg som Sharepoint kan stödja i någon form varför många företag har använt just det för att bygga sitt Ledningssystem för Projektledare.  Ett beslut som underlättas av att dokumentlagring ofta hanteras i Sharepoint. 

Marknad och systemlösning för LFP

Marknad och systemlösning för LFP

Det är svårt att hitta standardiserade molntjänster på marknaden som har ett fokus på det vi kallar för Ledningssystem för Projektledare, de leverantörer vi hittar med efterfrågad funktionalitet kommer från två håll; antingen är de systemleverantörer av lösningar för ledningssystem och informationshantering eller så är de leverantörer av projektledningsverktyg där processtyrning och dokumenthantering också ingår. Ett alternativt vägval till att välja ett färdigt system är att bygga sitt eget Ledningssystem för Projektledare. En del organisationer väljer då en strategi och systemlösning som bygger på de utvecklingsverktyg och systemstöd som finns sedan tidigare i organisationen för ledningssystem och dokumenthantering t ex Sharepoint och Office 365 plattformen.  

Oavsett val av systemleverantör så kommer det valda systemet och efterföljande införandeprojekt att kräva konfigurering och utveckling där systemet behöver formas efter företagets befintliga leveransprocess, organisation och önskat arbetssätt. Vår erfarenhet är att det inte finns några nyckelfärdiga eller branschanpassade lösningar för vad vi kallar för Ledningssystem för Projektledare.  

Införande av Ledningssystem för Projektledare

Införande av Ledningssystem för Projektledare

En organisation som lanserar ett nytt Ledningssystem för Projektledare behöver givetvis planera för och organisera det förändringsledande arbete så som ett nytt system kräver. Med hjälp av framgångsrik förändringsledning så säkerställer vi ett lyckat mottagande och hög nyttjandegrad av systemet. 

Framgångsfaktorer för att lyckas här är 

  • Ett projektteam som arbetar agilt, där en produktionssättning av enklare funktionalitet (MVP) prioriteras för att därefter tillåta inkrementell vidareutveckling baserad på löpande feedback från användare. Gärna adresserat en mindre fokusgrupp som lägger grunden för en större, mer färdig, lansering. 
  • En riktad kommunikation som prioriterar nyckelanvändarna av lösningen d v s projektledarna. Repetera budskapet ofta och säkerställ att det kommuniceras i enkla former ”what’s in it for me”?  
  • Givetvis  – ett nytt system kräver sin egen utbildningsinsats. Erbjud lättillgänglig support och utbildning och planera för en särskilt riktad utbildningsinsats i samband med lanseringen. 

Värt att notera är att Ledningssystem för Projektledare är ett stödsystem vars nyttjande kräver en insats från användare (projektledare) som oftast inte är tvingande. Med andra ord är systemets användning inte garanterad och därmed heller inte investeringens pay-off.  

Här behöver ansvariga för systemet planera för att det förändringsledande arbetet är något som påbörjas i ett införandeprojekt men fortsätter i normal linjeverksamhet. Våra erfarenheter för att lyckas på längre sikt är att: 

  • Etablera en återkommande rutin i övergripande verksamhetsrapportering som baseras på data hämtad från systemet  
  • Mät nyttjandegrad bland användare av och inhämta kontinuerlig feedback från användare (projektledare) 
  • Leverera kontinuerliga förbättringar med hjälp av en etablerad support/förvaltningsfunktion.  

Rededge Consulting

Rededge Consulting

Är Ledningssystem för Projektledare något som intresserar er så tar vi gärna en kontakt med er. Vi har varit på frågeställningen en längre tid och gjorde även en analys av situation 2022 som vi gärna delar med oss av (Projektledarens framtida Ledningssystem). På Rededge Consulting så har vi en lång erfarenhet av att verka i gränslandet mellan verksamhet och IT – inte minst i projektdriven kärnverksamhet.  

Vi är förändringsledare, projektledare inom systemtransformationer, lösningsarkitekter, processkartläggare och mycket mer.

Insikt

Läs fler artiklar här under

För oss är det viktigt att sprida våra kunskaper till så många som möjligt. Ett sätt vi gör det på är att skriva kortare texter om våra spaningar om aktuella ämnen.
Se alla