Från fragmenterad projektuppföljning till en gemensam projektportfölj, så stärkte ett globalt läkemedelsbolag sin projektstyrning med Smartsheet

Översikt

Hur skapar man en gemensam bild av hur projekten mår, vilka risker som behöver hanteras och var organisationen bör agera? Hos ett globalt läkemedelsbolag drev Rededge ett transformationsinitiativ med Smartsheet som plattform. Målet var att utveckla projektstyrningen, stärka uppföljningen och skapa bättre förutsättningar för datadrivna beslut. Initiativet omfattar över 80 projektledare samt senior ledning.

Kund & kontext

Bransch: Life Science / läkemedelsindustrin
Organisation: Projektverksamhet med över 80 projektledare och senior ledning
Plattform: Smartsheet SaaS
Fokus: Projektstyrning, portföljöversikt och förändringsledning

Background

I en komplex organisation med många parallella projekt är det avgörande att kunna samla information, följa utvecklingen och skapa en gemensam förståelse för projektens status. När arbetssätt, processer och uppföljning behöver samordnas krävs mer än ett nytt verktyg. Det krävs en gemensam struktur och ett förändringsarbete som fungerar i praktiken.

Läkemedelsbolaget ville stärka förutsättningarna för en mer sammanhållen och transparent projektstyrning, där information kan omsättas till konkreta insikter och välgrundade beslut.

Challenge

• Skapa en samlad överblick över projektportföljen och projektens status.
• Etablera gemensamma arbetssätt för styrning, rapportering och uppföljning.
• Göra risker, avvikelser och behov av stöd synliga i ett tidigt skede.
• Säkerställa att nya processer och digitala verktyg får genomslag i organisationen.
• Ge projektledare och ledning bättre förutsättningar att prioritera och agera utifrån en gemensam lägesbild.

Solution

Med Smartsheet som gemensam plattform drev Rededge utvecklingen av en mer strukturerad och datadriven modell för projektstyrning. Arbetet kombinerade digital implementering med processutveckling, styrningsstrukturer och förändringsledning.

Genom att etablera gemensamma arbetssätt för KPI-uppföljning, rapportering och portföljöversikt skapades förutsättningar för att samla relevant projektinformation och göra den tillgänglig för både projektledare och ledning.

Samtidigt låg stort fokus på människorna bakom förändringen. Dialog med nyckelintressenter, kompetensuppbyggnad genom utbildning och förankring av nya arbetssätt blev de mest väsentliga delarna av transformationen.

Vår roll

Rededge ansvarade för att driva transformationen från planering till implementering och förankring i organisationen.

• Transformationsledning: Drev förändringsarbetet med fokus på verksamhetsnytta och långsiktig effekt.
• Systemimplementation: Ledde införandet av Smartsheet som stöd för gemensam projektstyrning och uppföljning.
• Process- och styrningsutveckling: Utvecklade strukturer och arbetssätt för tydligare ansvar, bättre uppföljning och effektivare samverkan.
• Förändringsledning: Skapade engagemang och samsyn mellan projektledare, ledning och andra nyckelintressenter.
• Datadriven styrning: Möjliggjorde KPI-baserad uppföljning och en samlad bild av projektportföljen för bättre beslutsunderlag.

Result

Transformationen har skapat förutsättningar för en mer transparent, sammanhållen och proaktiv projektstyrning.

• En gemensam källa till information: PMO får en samlad överblick över projektportföljen genom en gemensam single source of truth.
• Bättre beslutsunderlag: En tydligare bild av hur projekten mår gör det enklare att identifiera risker, avvikelser och projekt som behöver extra stöd.
• Mer proaktiv styrning: Ledningen får bättre förutsättningar att prioritera resurser, rikta insatser och agera innan utmaningar växer.
• Tydligare ansvar och uppföljning: Gemensamma processer och KPI:er stärker transparensen och kopplingen mellan mål, genomförande och resultat.
• Hållbar förändring: Kombinationen av teknik, nya arbetssätt och förändringsledning skapar förutsättningar för långsiktig användning och fortsatt utveckling.

Lärdomar

En framgångsrik digital transformation handlar inte bara om att implementera en plattform. Det handlar om att skapa gemensamma arbetssätt, bygga förtroende för informationen och hjälpa organisationen att använda den för att fatta bättre beslut.

När människor, processer och teknik utvecklas tillsammans kan projektuppföljning gå från rapportering i efterhand till ett aktivt verktyg för styrning, prioritering och handling.