The customer's challenge
The customer's challenge
Som en av våra mest kända ideella välgörenhetsorganisationer förvaltar kunden över 1 miljard i givarmedel per år. Kostnadsmassan kan på en övergripande nivå delas upp i insamlingskostnader och administrationskostnader. Kunden har strikta krav på sig att leva upp till de effektivitetsmål som styrelsen ställer. För att nå sina mål så arbetar kunden med en långsiktig plan som bryts ner till en budget för kommande verksamhetsår.Kundens budgetprocess var ineffektiv, saknade flexibilitet och behövde göras på en övergripande nivå. Ineffektiviteten som framför allt berodde på begränsat systemstöd, gjorde att budgetprocessen tog lång tid. Den begränsade flexibiliteten gjorde det svårt att ”skruva” på antaganden och jobba med iterationer i budgetprocessen. Att behöva göra en övergripande budget begränsade möjligheten att använda budget som ett styrmedel på kostnadsställenivå. Att allokera centrala administrativa kostnader ut till kostnadsställen som var de som förbrukade dessa gemensamma resurser behövdes göras med hjälp av schablonmässiga allokeringsnycklar.
Vi kan även NetSuite Enterprise Budget Planning, läs mer here
System before/after
System before/after
Kunden använde ett system för budget baserat på deras tidigare affärssystem, men endast kostnadsbudget gjordes där. Avdelningen med ansvar för insamling av donationer gjorde sin intäktsbudget i Excel. Budgeten konsoliderades och sammanställdes även den i Excel. Excel användes för att beräkna viss del av kostnadsbudgeten och för att beräkna allokeringar med hjälp av allokeringsnycklar.
Solution
Solution
Kunden genomförde en implementation av NetSuite ERP i kombination med NetSuite Planning and Budgeting (NSPB). NSPB blev det gemensamma systemet för budget och uppföljning. De rapporteringskrav och budgetkrav som ställdes på NSPB fungerade även som krav på uppsättning av segment och custom segment i NetSuite. Därmed så kunde en fullständigt integrerad lösning utvecklas, där metadata för gemensamma dimensioner/segment kan hämtas direkt från NetSuite. All utfallsdata har på ett smidigt sätt integrerats med NSPB. Dataintegrationen är i nuläget fullständigt automatiserad och de jobb som uppdaterar hämtad data från NetSuite, innehåller även aggregering och beräkningar som körs i NSPB.
Budgetlösningen innehåller både intäktsbudgetering och kostnadsbudgetering. Drivarbaserad budgetering används både på intäktssidan och kostnadssidan, där NSPB räknar ut intäkter baserat på input av antal donationer och personalkostnader baseras på input av FTE (Full Time Equivalents) och Headcount. Den allokeringslösning som utvecklats för budget appliceras även på utfallsdata, för att säkerställa en rättvis uppföljning av utfall mot budget. Med NSPB så kan kunden arbeta mer decentraliserat genom nyttjande av navigeringsflöden som konfigurerats för olika användargrupper. Det säkerställer en effektiv inputprocess i budgeteringen.
Result
Result
Den NSPB lösning som kunden implementerat innebär att man har en gemensam lösning för budget. Med NSPB så har kunden effektiviserat sitt budgetarbete genom att hela organisationen använder samma budgetsystem som både täcker mer grundläggande och mer avancerade behov. NSPB har möjliggjort en mer flexibel budgetmodell med exempelvis drivarbaserad budget inom utvalda områden. Systemets kraftfulla beräkningsfunktionalitet täcker alla krav på mer avancerade allokeringsberäkningar. Den automatiserade dataintegrationen leder till bättre datakvalitet och möjlighet till mer detaljerad analys i uppföljningen. Med NSPB så har kunden tillgodosett både sina interna krav på operativ rapportering tillsammans med krav på rapportering till styrelse och externa intressenter.
Conclusions
Conclusions
Kunden använder nu marknadens mest kraftfulla budgetsystem som innebär att man har kunnat effektivisera sin budgetprocess. Kunden har nu även bättre möjligheter att kunna analysera sin verksamhet för att hitta nya områden där kostnadseffektiveten kan förbättras. NSPB är även flexibelt vilket innebär att systemet kan anpassas efter hand, för att möta förändrade krav och en förändrad omvärld. Med vissa anpassningar så kommer systemet kunna användas under en lång tid framöver.
We carry out at least 20 different assignments in parallel, which means that our experience bank is developing at a rapid pace. To give you inspiration for projects that can be similar to your current challenges, we share here what we have learnt from others that will benefit you in a future assignment.
What we have done
-
Customer case3 min reading timeThe charity that benefited from its investment in NetSuite ERP and was able to streamline and improve its budget process
The client, a large non-profit charitable organisation, had an inefficient and rigid budgeting process that was preventing them from achieving their efficiency goals. By implementing NetSuite ERP and NetSuite Planning and Budgeting (NSPB),... -
Customer case2 min reading timeA market leader in a global petrol and retail group that needed to streamline its supply chain.
During the course of the project, a number of challenges were identified that prevented them from achieving the change desired by the category managers in the Swedish organisation. Their culture, team spirit... -
Customer case1 min reading timeThe electric boat company that wanted to switch to serial production
The company was still a venture capital-funded development company where each new product delivered to the customer had its own technical specification, which discouraged planning, standardisation of components and planning of purchases. It... -
Customer case2 min reading timeThe global engineering consultant who wanted to increase project profitability
The company has had an acquisition-driven strategy for many years and is adept at integrating staff functions and business systems, but along the way had failed to harmonise the delivery process to the customer.... -
Customer case2 min reading timeOperationalising project management in a Nordic construction company to support all project managers through a process-oriented approach.
Their existing business/management system, which is currently on SharePoint, is characterised by thousands of documents containing long routines, policies, large amounts of text and outdated information for those who will be running the projects. This leads... -
Customer case2 min reading timeGuiding two different companies within the same group towards a joint decision on a new business system.
When we started the system procurement with our customer, they had two different business systems, one of which would cease to be supported at the end of next year and the other would need to be upgraded and lifted.... -
Customer case2 min reading timeThe retailer who wanted to implement a deviation management system underpinned by a harmonised approach across all countries in the business.
The customer's business in the workwear, tools and personal protection industry was characterised by decentralised processes, with different countries having different levels of progress in terms of whether a system support was in place to manage and monitor... -
Customer case1 min reading timeCustomer needed to streamline e-commerce with new warehouse management systems
For retailers, as for many other industries, e-commerce has been a clearly growing business in recent years and is becoming increasingly important for the major players in the market. But e-commerce... -
Customer case1 min reading timeThe industrial company that needed to create standardised HR processes
A major customer of Rededge in the manufacturing industry wanted to harmonise their HR processes across borders. With factories on several continents, there were major challenges in finding a "unifying" system support that...