Accelerated portfolio management through Smartsheet

Intro

Ett globalt industriföretag inom kabel- och fiberoptiksektorn behövde modernisera sin portföljstyrning inom sin Transformation Office-funktion. Deras tidigare lösning var kostsam, svår att anpassa och hade begränsad användaracceptans. Organisationen valde att implementera Smartsheet som ny plattform för styrning av över 1 000 initiativ och mer än 300 användare världen över.

Trots omfattningen kunde den nya lösningen levereras och tas i bruk på endast två månader. Resultatet blev en skalbar och användarvänlig plattform med bättre synlighet, minskade driftkostnader och en smidigare upplevelse för samtliga intressenter – från initiativägare till ledningsgrupper.

Bakgrund

Organisationen driver ett omfattande transformationsarbete med stöd av en central Transformation Office. Funktionen ansvarar för att samordna, styra och följa upp strategiska initiativ inom flera affärsområden och geografier. För att säkerställa datakvalitet, transparens och styrning behövdes en modern och hållbar portföljhanteringslösning.

Challenge

Transformation Office hanterade 1 000+ initiativ och 300+ användare, med varierande roller och krav på funktionalitet. Den befintliga lösningen uppvisade flera tydliga problemområden:

1. Tidspressad migrering
Det fanns ett akut behov av att ersätta den tidigare plattformen, och tidsramen för att implementera en ny lösning var endast två månader.

2. Höga krav på användarupplevelse
Den nya lösningen behövde:

• erbjuda lika bra eller bättre användarvänlighet än befintligt system
• stödja olika intressentgrupper, från ledning till initiativägare
• förenkla rapportering och uppföljning

3. Reducera drift- och licenskostnader
Organisationen behövde minska:

• licenskostnader
• internt supportbehov
• manuellt arbete genom automatisering

4. Stöd för global skalning
Lösningen måste klara:

• stora datavolymer
• komplexa arbetsflöden
• rollbaserad åtkomst
• enhetlig styrning över flera arbetsströmmar

Solution

Tillsammans med Rededge togs en Smartsheet‑baserad portföljstyrningsplattform fram, designad för Transformation Office och anpassad för globala användargrupper.

Huvudkomponenter i lösningen

1. Helhetslösning för portföljstyrning
Smartsheet användes för att skapa:

• standardiserat initiativintag
• automatiserade godkännandeprocesser
• arbetsströmsspecifika spårningsmallar
• övergripande dashboards och visuella KPI‑översikter, bland annat S-kurv diagram och Isbergsdigram
• automatiska notifieringar och påminnelser

2. Strukturerad migreringsprocess
Arbetet omfattade:

• kartläggning av befintliga datamodeller
• migrering av tusentals poster
• förenkling och optimering av tidigare arbetsflöden
• prototypning och validering med nyckelanvändare

3. Fokus på användarcentrerad design
Genom iterativa workshops säkerställdes att:

• processen blev intuitiv
• arbetsmängden minskade för slutanvändare
• rapporteringen blev snabbare och mer tillgänglig

4. Skalbart och kontrollerat ekosystem
Med Smartsheet  kunde organisationen uppnå:

• styrd och automatiserad projektgenerering
• konsekvent struktur över hela portföljen
• stabil åtkomsthantering för en global användarbas

Result

Lansering på två månader
Projektet levererades helt enligt tidplan, trots omfattande funktionella och organisatoriska krav.

Betydande minskning av driftkostnader
Genom effektiv licenshantering och automatisering reducerades kostnadsnivån markant.

Förbättrad transparens och styrning
Organisationen fick en samlad, realtidsbaserad överblick av över 1 000 initiativ och dess status.

Ökad användaracceptans
Arbetsströmsledare, chefer och initiativ ägare upplevde:

• enklare uppföljning
• mindre administration
• mer relevanta beslutsunderlag

Stärkt portföljhantering
Standardisering och automatisering ledde till bättre datakvalitet och mer konsekvent rapportering.