Att strukturera ett projekt
Introduktion
Det finns olika skolor kring hur man bäst skapar en struktur för ett projekt. Vi använder en metodik som lämpar sig i många fall och kanske särskilt bra när tredjepartssystem ska implementeras i större organisationer där många människor involveras över tid. Om du följer principerna nedan kommer du ha ordning och reda och tydliga roller och ansvar i ditt team. Och inte minst, din styrgrupp kommer förstå vad ni håller på med
Utgå från affärsmålen
Syftet med ett projekt är att leverera en fördel till företaget som investerar i det, och därför står dessa mål i fokus vid planeringen av ett projekt.
Projektmålen ska vara direkt relaterade till affärsmålen
För att säkerställa att företaget får vad det behöver måste projektmålen härledas från affärsmålen. Nedan antar vi att affärsmålet är att ”möjliggöra högre effektivitet genom implementering av ett modernt ERP-system”
Definiera tydligt projektets leverans
Förklara projektmålen genom att använda acceptanskriterier för vad varje leverabel ska resultera i. I projektledningstermer visar den tidigare bilden arbetsstrukturen (WBS) för nivå 1, 2 och 3 av projektet. Varje leverabel behöver ett acceptanskriterium.
Beskriv business caset
Hela projektet behöver vara medvetet om affärscaset och vilka typer av fördelar som projektägaren förväntar sig från projektet. Utan dessa blir det en gissningslek att veta vilken nivå av effektivitet som kan uppnås genom projektleveransen, så affärscaset kompletterar acceptanskriterierna.
Säkerställ bra och tillräcklig bemanning
En bästa praxis för att säkerställa god framdrift och leverans är att tilldela ansvar till varje leverabel. Därför behöver projektorganisationen replikera WBS-strukturen i många avseenden. Organisationen är helt beroende av WBS-strukturen ovan.
Gör en milstolpeplan för hela projektet
När du känner till leverablerna kan du uppskatta den arbetsinsats som krävs och beroendeförhållandena mellan dem. När du har analyserat detta kan du ordna leverablerna i sekvens och uppskatta när du i kalendern kan placera milstolpar. Det är viktigt att fasa in leverablerna så att du har kontrollpunkter och styrning av leverabler (genom till exempel tester) grupperade i en logisk ordning. I bilden visar vi den typiska fasindelningen i ett systemtransformationsprojekt.
Placera ut styrgruppsmöten vid grindarna som uppstår vid milstolpar
Man vill normalt ha formella ”gates” att passera vid slutet av varje fas. Dessa gates manifesteras genom formella möten i styrgruppen, där avslutandet av fasen godkänns genom ”gate passing criteria”. Dessa definieras av de tidigare nämnda acceptanskriterierna, samt budgetöverensstämmelse och andra utvärderingsfaktorer.
Sammanfattning
Om du följer stegen ovan kommer du att ha en mycket bra projektstruktur och dessutom en modell som är lätt att förstå för alla intressenter, vilket är avgörande för att skapa god framdrift när projektet startar. En annan praxis som kommer in i bilden när projektet börjar är att planera den första fasen i detalj och sedan upprepa den övningen innan du går in i nästa fas. Lycka till!
Vill du veta mer om projektledning?
Kontakta Stefan Schnitzer för samtal om projektledning.
Stefan Schnitzer, Senior Partner
070-3075730
stefan.schnitzer@rededge.se
Surbrunnsgatan 64A, 113 27, Stockholm
Boka tid